1. Indledende bemærkninger

Udbyderen og ejeren af denne hjemmeside www.randersbolig.dk er RandersBolig, Marsvej 1, 8960 Randers SØ, CVR nr.: 32127282.

a. Formål

i. Ansatte i administrationen og på vores ejendomskontorer, bestyrelsesmedlemmer, boligsociale medarbejder og frivillige som arbejder ude i boligafdelingerne, kommer jævnligt i kontakt med persondata via deres arbejde. Disse personer skal derfor overholde nogle regler, der er fastsat og beskrevet i Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.

ii. Hos RandersBolig vil vi løbende behandle forskellige persondata, som behandles elektronisk og systematisk.

iii. Formålet med behandlingen af dine oplysninger er at administrere ventelister og administrere dit lejeforhold i henhold til gældende regler herom.

iv. I forbindelse med et ansættelsesforhold registrerer, opbevarer og behandler RandersBolig den ansattes persondata. Formålet med behandlingen af disse persondata er overordnet set administration af den ansattes personaleforhold i forbindelse med ansættelsesprocessen, ansættelsesforholdets forløb og ophør.

v. Vi har i nogle tilfælde brug for et samtykke. Et samtykke er en tilkendegivelse fra den registrerede om, at vedkommende er indvilliget i at oplysninger, der vedrører den registrerede selv, kan behandles af RandersBolig.

1. I RandersBolig giver boligsøgende og jobansøgere samtykke via vores hjemmeside RandersBolig.dk.
2. Beboere giver samtykke via lejekontrakten.
3. Bestyrelsesmedlemmer giver samtykke i forbindelse med at de bliver valgt.
4. Ansatte giver samtykke ved ansættelsen.

vi. Alle godkendte forretningsgange, der indeholder behandling af persondata, er markeret, så vi hurtigt kan finde dem.

vii. Interne retningslinjer beskriver etiske og praktiske retningslinjer for de ansatte i forhold til arbejdspladsen samt deres agerende uanset om de befinder sig på arbejdspladsen, i privaten eller andre steder. RandersBolig har følgende interne retningslinjer, der er relevante i forhold til sikring af persondata:

1. Intern IT- og datasikkerhedspolitik.

a. Intern IT- og datasikkerhedspolitik beskriver de sikkerhedsmæssige retningslinjer for fysiske og elektroniske forhold på arbejdspladsen, i privaten eller andre steder. Retningslinjen har til formål at sikre korrekt anvendelse af de forretningsgange RandersBolig stiller til rådighed, at beskytte persondata, samt vejlede om korrekt og sikker opførsel.

2. Tavshedspolitik.

a. Retningslinjer omkring tavshed omfatter både skriftlige, mundtlige og elektronisk lagrede oplysninger og beskriver de oplysninger medarbejdere ikke må videregive til uvedkommende. Retningslinjer for tavshed gælder såvel i ansættelsesperioden som i opsigelses-, suspensions- eller fritstillingsperioder, samt efter fratræden. Derfor underskriver medarbejdere en tavshedserklæring i forbindelse med ansættelsen.
Bestyrelsesmedlemmernes tavshedspligt er beskrevet i forretningsorden for henholdsvis selskabs- og for afdelingsbestyrelsen.

b. Tavshedserklæring for frivillige anvendes i relevante tilfælde og efter behov.

b. Dataansvar

i. RandersBolig har indgået databehandleraftaler med de administrerede selskaber, hvorfor RandersBolig på vegne af de administrerede boligselskaber er databehandler for de oplysninger, der behandles i forbindelse med boligsøgendes opskrivninger og lejeforholdet. RandersBolig er i medfør heraf ansvarlig for, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende ret.

ii. Derfor kan du også som boligsøgende eller lejer rette henvendelse til RandersBolig, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til gældende persondataret. Dette kan ske ved at rette henvendelse til vores mailadresse post@randersbolig.dk

iii. Hos RandersBolig har vi udpeget en databeskyttelsesgruppe, der har det daglige ansvar for vores behandling af persondata. Du kan rette henvendelse til databeskyttelsesgruppen, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende kan du kontakte os via mailadressen post@randersbolig.dk.


2. Behandling af data med personoplysninger

a. Vi tolker behandling er enhver handling, som en person eller administration (system) vælger at gøre med data. Indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning, ændring, genfinding, søgning, brug ved videregivelse ved transmission, formidling, sammenstilling, sammenføring, begrænsning, sletning eller tilintetgørelse, er behandling.

3. Behandling af persondata relateret til udlejning mv

a. Oprettelse af sag

i. I forbindelse med at du skriver dig op som boligsøgende, opretter vi en sag i vores it-system.

1. Her registrerer vi under et interessentnummer følgende personoplysninger: Fulde navn, fødselsdato, eventuelt cpr-nr., e-mailadresse og adresse.

ii. Når du tilbydes at leje en bolig, vil de samme oplysninger, som du angav i forbindelse med opskrivning, stadig være noteret på din sag i vores it-system.

1. I forbindelse med at du lejer bolig, kan der, foruden de ovenfor nævnte identifikationsoplysninger, blive registreret oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold mv.

2. Ydermere er der registreret oplysninger om hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.

3. I tilfældet hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysninger om din uddannelsesmæssige status.

b. Personnummer

i. RandersBolig beder om samtykke til at behandle dit personnummer, da vi har behov for at kunne identificere dig entydigt, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, og dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med overførsel via NemKonto, tilmelding til e-Boks og til brug ved digital signatur (NemID).

c. Økonomiske forhold

i. Der er en række situationer, hvor vi behandler oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til boligafdelingen.

d. Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelse mv.

i. Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har særlige behov, herunder funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning.

ii. Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysninger om, at du er syg, hvis du ønsker vi indgår en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom.

e. Strafbare forhold

i. I nogle tilfælde er der mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat i boligafdelingen.

Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats.
ii. Sådanne oplysninger kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen opsiges eller ophæves, jf. pkt. 5 nedenfor.

f. Vores behandling af oplysningerne

i. Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre med oplysninger om andre beboere, fx for at udarbejde forskellige former for statistikker og opgørelser.

ii. Nogle af oplysningerne indarbejder vi i din lejekontrakt. Kontrakten bliver opbevaret på din sag i RandersBolig, og du får tilsendt en kopi. Oplysninger bliver gemt elektronisk i vores it-system.

iii. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

4. Behandling af persondata i anden sammenhæng

a. Husordenssager

i. RandersBolig er på vegne af de administrerede selskaber forpligtet til at behandle klager fra lejere og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger.

b. For yderligere oplysninger om registrering af oplysninger i forbindelse med administration af lejeforholdet, herunder blandt andet i forbindelse med vaskeri, gas, vand, varme, el, dørkort/nøglelogin, tv-overvågning, tv-kanaler, selskabslokaler, parkering m.v. henvises der til de enkelte ejendoms- og lokalkontorer/driftscentre under det pågældende boligselskab.

5. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

a. Opbevaring af persondata

i. Oplysningerne om dig opbevares på vores servere, der er placeret inden for Danmarks grænser.

ii. Visse oplysninger opbevares ydermere hos andre databehandlere og underdatabehandlere, som ligeså er undergivet gældende persondatalovgivning.

b. Videregivelse mv.

i. Vi behandler alle dine oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil. Nedenfor omtales en række ikke udtømmende situationer, hvor der ville kunne ske videregivelse.

1. I de afdelinger hvor man har vedtaget, at der skal være tv-overvågning, med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videomaterialet videregives til politiet. Retningslinjer for tv-overvågning og behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning findes i din boligafdelings ordensreglement. Ligesom du på www.datatilsynet.dk kan finde en vejledning om videoovervågning i almene boligafdelinger.

2. Endvidere kan der ske videregivelse af personoplysninger i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå klagenævn, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten.

3. I visse tilfælde er der en forpligtelse til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis en beboer, der har fået anvist en bolig af kommunalbestyrelsen, er i restance med betalingen, eller hvis fogedretten anmodes om at udsætte beboeren fra den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå lejeren.

4. RandersBolig offentliggør ikke oplysninger om registrerede personer. Det kan dog ske, at der offentliggøres situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som boligafdelingen afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil optræde genkendelige billeder af beboere mv. i denne sammenhæng.

6. I forbindelse med og efter fraflytning

a. Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.

i. I forbindelse med opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen som dokumentation.

ii. Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen, hvis særlige omstændigheder er opfyldt. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt at behandle fortrolige oplysninger om bl.a. økonomiske forhold og strafbare forhold.

b. Sletning af data

i. Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal konkret afgøres af den dataansvarlige eller af databehandleren efter aftale med den dataansvarlige. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

ii. De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil som udgangspunkt blive slettet ved fraflytning. I nogle tilfælde vil opbevaring af persondata efter fraflytningen vurderes at være sagligt begrundet.

iii. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

7. Dine rettigheder

a. Oplysningspligt

i. I medfør af databeskyttelseslovgivningens regler kan man som registreret påberåbe sig rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Loven pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

ii. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her, vil vi informere dig særskilt herom.

b. Indsigt, berigtigelse mv.

i. Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at anmode om, at vi retter eller sletter oplysninger. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning.

ii. I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Vi kan dog fortsat behandle de personoplysninger, som ikke baserer sig på dit samtykke.

c. Yderligere oplysninger

i. I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til persondataloven, har du altid mulighed for at kontakte RandersBolig på mailadressen post@randersbolig.dk. Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på www.datatilsynet.dk. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt.

8. Hvordan beskytter vi persondata

a. RandersBolig har udarbejdet en pixi bog til ansatte i administrationen, ejendomsfunktionærer, bestyrelsesmedlemmer, boligsociale medarbejdere og frivillige i boligafdelingerne, der beskriver retningslinjer for behandling og beskyttelse af persondata.

i. Har du har spørgsmål - så kontakt projektgruppen for persondataforordningen i RandersBolig, som vil give et godt råd med på vejen.


9. Lovgivningen

Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger:

• at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet (se databeskyttelsesforordningens artikel 15)

• at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16)

• at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17)

• at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18)

• at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21)

Du kan finde mere information om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på følgende hjemmeside: datatilsynet.dk.
Du har ret til at klage til os over behandlingen af dine personoplysninger, og hvis du ikke er enig i vores håndtering af sagen, kan du klage over os til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor).

Kontaktoplysninger

Spørgsmål eller anmodninger om i forhold til dine rettigheder efter persondatabeskyttelsesreglerne kan ske til post@randersbolig.dk.

Datatilsynets kontaktoplysninger er:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Tlf. 33193200
E-mail: dt@datatilsynet.dk