Boligsøgende, beboere samt fraflyttere

 

Politik for opbevaring og behandling af data vedrørende boligsøgende, beboere samt fraflyttere

 

 

 

Formål

Hos RandersBolig vil vi løbende behandle forskellige persondata, som behandles elektronisk og systematisk.

Formålet med behandlingen af dine oplysninger er at administrere ventelister og administrere dit lejeforhold i henhold til gældende regler herom.

Dataansvar

RandersBolig har indgået databehandleraftaler med de administrerede selskaber, hvorfor RandersBolig på vegne af de administrerede boligselskaber er databehandler for de oplysninger, der behandles i forbindelse med boligsøgendes opskrivninger og lejeforholdet. RandersBolig er i medfør heraf ansvarlig for, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende ret.

Derfor kan du også som boligsøgende eller beboer rette henvendelse til RandersBolig, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til gældende persondataret. Dette kan ske ved at rette henvendelse via kontaktformularen på vores hjemmeside.

Samtykke Som ansøger til en bolig giver du ved opskrivningen samtykke til, at RandersBolig må registrere og behandle dine persondata til brug for ventelisteadministrationen og arbejdet med tildeling af bolig og udlejningen. Når du indgår en lejekontrakt, giver du som beboer samtidigt samtykke til, at RandersBolig må registrere og behandle dine persondata, der er nødvendige i forhold til lejeaftalen. Dette samtykke gælder også til behandling af din flytte sag, når du engang fraflytter. 

Behandling af persondata relateret til udlejning mv

Oprettelse af sag

I forbindelse med at du skriver dig op som boligsøgende, opretter vi en sag i vores it-system.

Her registrerer vi under et interessentnummer følgende personoplysninger: Fulde navn, fødselsdato, eventuelt cpr-nr., e-mailadresse og adresse.

Når du tilbydes at leje en bolig, vil de samme oplysninger, som du angav i forbindelse med opskrivning, stadig være noteret på din sag i vores it-system.

I forbindelse med at du lejer bolig, vil der, foruden de ovenfor nævnte identifikationsoplysninger, blive registreret oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold mv.

Ydermere er der registreret oplysninger om hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.

I tilfældet hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysninger om din uddannelsesmæssige status.

Personnummer

RandersBolig beder om samtykke til at behandle dit personnummer, da vi har behov for at kunne identificere dig entydigt, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, og dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med overførsel via NemKonto, tilmelding til e-Boks og til brug ved digital signatur (NemID).

Økonomiske forhold

Der er en række situationer, hvor vi behandler oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til boligafdelingen.

Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelse mv. Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har særlige behov, herunder funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning.

Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysninger om, at du er syg, hvis du ønsker vi indgår en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom.

Strafbare forhold

I nogle tilfælde er der mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat i boligafdelingen. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats.

Sådanne oplysninger kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen opsiges eller ophæves, jf. pkt. 5 nedenfor.

Vores behandling af oplysningerne

Nogle af oplysningerne indarbejder vi i din lejekontrakt. Kontrakten bliver opbevaret på din sag i RandersBolig, og du får udleveret en kopi. Oplysninger bliver gemt elektronisk i vores it-system.

Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre med oplysninger om andre beboere, fx for at udarbejde forskellige former for statistikker og opgørelser.

For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. 

Behandling af persondata i anden sammenhæng

RandersBolig er på vegne af de administrerede selskaber forpligtet til at behandle klager fra lejere og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger.

RandersBolig kan også registrere og behandle oplysninger i forhold til forbrugsafregninger såsom varme, vand, antenne og vaskeri. Eller andet der direkte relaterer sig til lejeaftalen.

For yderligere oplysninger om registrering af oplysninger i forbindelse med administration af lejeforholdet mere lokalt, herunder blandt andet i forbindelse med vaskeri, gas, vand, varme, el, dørkort/nøglelogin, tv-overvågning, tv-kanaler, selskabslokaler, parkering m.v. henvises der til de enkelte ejendomskontorer/driftscentre under det pågældende boligselskab. 

Opbevaring og videregivelse 

Opbevaring af persondata

Oplysningerne om dig opbevares på vores servere, der er placeret inden for Danmarks grænser. Visse oplysninger opbevares ydermere hos andre databehandlere og underdatabehandlere, som ligeså er undergivet gældende persondatalovgivning. Der er desuden indgået databehandleraftaler, som sikrer, at de leverer samme høje sikkerhed.

Videregivelse

Vi behandler alle dine oplysninger fortroligt. Vi offentliggør eller videregiver ikke dine oplysninger til tredjemand, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil. Nedenfor omtales en række ikke udtømmende situationer, hvor der ville kunne ske videregivelse.

  • For at sikre, at der er forsyning med el, TV signaler o.l. i lejemålet, når du flytter ind, sker der videregivelse af oplysninger til leverandører.
  • I de afdelinger hvor man har vedtaget, at der skal være tv-overvågning, med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videomaterialet videregives til politiet. Retningslinjer for tv-overvågning og behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning findes i din boligafdelings ordensreglement. Ligesom du på datatilsynets hjemmeside kan finde en vejledning om videoovervågning i almene boligafdelinger.
  • I forbindelse med husordensklagesager kan der ske videregivelse af personoplysninger. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå kommunen, klagenævn, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten.
  • I visse tilfælde er der en forpligtelse til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis en beboer, der har fået anvist en bolig af kommunalbestyrelsen, er i restance med betalingen, eller hvis fogedrettens anmodes om at udsætte beboeren fra den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå lejeren.
  • RandersBolig offentliggør ikke oplysninger om registrerede personer.
  • Der kan ske offentliggørelse af situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som boligafdelingen afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, og der vil kunne optræde genkendelige billeder af beboere mv. i denne sammenhæng. Offentliggørelse vil typisk være på RandersBolig’s hjemmeside og i RandersBolig’s publikationer. Der kan desuden ske offentliggørelse af bestyrelsesmedlemmers fødselsdage.

I forbindelse med og efter fraflytning

Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.

I forbindelse med opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen som dokumentation.

Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen, hvis særlige omstændigheder er opfyldt. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt at behandle fortrolige oplysninger om blandt andet økonomiske forhold og strafbare forhold.

Sletning af data

Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal konkret afgøres af den dataansvarlige eller af databehandleren efter aftale med den dataansvarlige. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil blive slettet i forlængelse af din fraflytning, når eventuelle økonomiske eller andet mellemværender er afsluttet.

Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

Dine Rettigheder

Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har i den forbindelse ret til at: 

  • anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet (se databeskyttelsesforordningens artikel 15)
  • anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16)
  • anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17)
  • anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18)
  • gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21)

Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk.

Du har ret til at klage til os over behandlingen af dine personoplysninger, og hvis du ikke er enig i vores håndtering af sagen, kan du klage over os til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor).

  

Klage

Har du spørgsmål til eller ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte RandersBolig.

Er du ikke enig i vores håndtering af sagen, kan du klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, Tlf. 33193200, E-mail: dt@datatilsynet.dk.