Politik for opbevaring og behandling af data vedrørende jobansøgere

 

Indledning

Når du søger en ledig stilling, eller sender en uopfordret ansøgning til RandersBolig, skal du være opmærksom på, at vi i forbindelse hermed behandler personoplysninger om dig.

Dine rettigheder som registreret i medfør af gældende persondataret beskrives nedenfor.

Modtagelse af ansøgninger

Forud for afsendelse af en elektronisk ansøgning, skal du acceptere vores fortrolighedspolitik, som beskriver hvordan dine personoplysninger beskyttes. Indkaldelse til samtalen foregår fortrinsvis pr. mail, men kan også ske telefonisk.

Når du har afsendt din ansøgning, modtager du en bekræftelse på modtagelsen pr. mail. Vi gennemgår ansøgningerne og udvælger på baggrund af kvalifikationer, hvem vi ønsker at indkalde til samtale.

For at kunne behandle din ansøgning registrerer vi dit navn, telefonnummer og adresse i vores it-system. Øvrige oplysninger, som du har givet os i din ansøgning og cv, samt indtastet ved indsendelse af din ansøgning, vil også blive gemt i vores it-system. HR, den rekrutterende leder, samt øvrige relevante personer som deltager i rekrutteringsprocessen, får adgang til disse oplysninger.

Samtaler

Ved jobsamtalen vil både dine faglige og personlige kvalifikationer blive drøftet. Ligesom der til samtalen også vil være en uddybning af jobbet og hvordan det er at arbejde i RandersBolig.

Vi noterer under samtalen oplysninger der drøftes, som vurderes at være relevante for vurderingen af, om du tilbydes stillingen. Noterne vil blive gemt i forbindelse med rekrutteringsprocessen.  

Indhentelse af oplysninger og referencer

For ansøgere vi skønner bedst kvalificerede til stillingen vil vi, efter forudgående aftale med ansøgeren, indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere.

Vi kan desuden i relevant omfang bede dig fremsende yderligere oplysninger, for eksempel eksamensbeviser. Ydermere kan der, hvis det skønnes relevant, blive indhentet tilgængelige oplysninger fra internettet herunder bl.a. oplysninger fra sociale medier såsom fx LinkedIn.  

Brug af analyseværktøj

I forbindelse med rekrutteringsprocessen kan der blive benyttet analyseværktøj for visse typer jobs. Dette kræver dog, at du giver dit samtykke førend, at testen gennemføres. Resultatet fra analysen opbevarer vi til brug for det videre rekrutteringsforløb. Og du vil altid selv få en tilbagemelding.

Testen gennemføres typisk efter vi har gennemført første samtale. Formålet med testen er at belyse din foretrukne jobadfærd, som herved kan danne udgangspunkt for en dialog med dig i forbindelse med anden samtale.

Testen vil til hver en tid indgå i en samlet bedømmelse, og vil altså aldrig udgøre det fulde bedømmelsesgrundlag.  

Rekrutteringsbureau

Hvis du søger et job, hvor det af stillingsopslaget fremgår, at et eksternt rekrutteringsbureau vil varetage jobansøgningerne, vil dine personoplysninger blive indsamlet og behandlet af rekrutteringsbureauet i overensstemmelse med en gældende databehandleraftale mellem RandersBolig og pågældende databehandler.  

Børneattest

I de tilfælde hvor en ansat eller en frivillig med fast tilknytning til en boligafdeling har direkte kontakt til børn under 15 år, vil vi bede om samtykke til at indhente en børneattest.

Indhentning og håndtering af børneattester vil ske i fortrolighed, og de medarbejdere der modtager oplysninger om indholdet har tavshedspligt.  

Straffeattest

I visse tilfælde kan vi anmode om straffeattester. Vurderer vi, at det vil være relevant at indhente straffeattest i forhold til den stilling, som ansøgningen vedrører, vil det fremgå af stillingsopslaget, og vi vil bede om dit samtykke hertil.

Om straffeattest skal indhentes afhænger af hvilken stilling der søges, herunder særligt hvilket ansvar og beføjelser stillingen indebærer.  

Helbredsoplysninger

Vi vil i særlige tilfælde kunne anmode om helbredsoplysninger. Dette særligt i tilfældet hvor sygdom vil udgøre en væsentlig betydning for evnen til at varetage stillingen.

Hvis det konkret vurderes nødvendigt at indsamle helbredsoplysninger, vil vi angive, hvilke sygdomme eller symptomer på sygdomme, der ønskes oplysninger om.

RandersBolig vil selvfølgelig til hver en tid overholde gældende lovgivning om brug af helbredsoplysninger mv. på arbejdsmarkedet.  

Kreditoplysninger

I tilfældet hvor jobbet vil indebærer økonomiansvar eller regnskabs- og bogholderiopgaver, kan det hvis formålet tilsiger det, være nødvendigt at indhente oplysninger om ansøgers kreditværdighed hos et kreditoplysningsbureau. Hvilket sker efter at RandersBolig har modtaget samtykke hertil fra ansøgeren.

Hvis der indhentes oplysninger om kreditværdighed, vil vi orientere herom, herunder at du er blevet tjekket hos et kreditoplysningsbureau, samt om en eventuel efterfølgende opbevaring af kreditoplysningerne.  

Det videre forløb i rekrutteringssager

Vi kontakter i videst muligt omfang de ansøgere, der har været til samtale pr. telefon. I tilfældet hvor tilbagemeldingen ikke gives telefonisk vil vi give besked pr. e-mail.

Når vi har fået besat stillingen, vil alle øvrige ansøgere modtage et afslag pr. mail.

Hvis du bliver ansat hos os, opbevarer vi de oplysninger, som vi har modtaget i forbindelse med rekrutteringen. Opbevaringen vil ske elektronisk i din personalesag i henhold til vores retningslinjer herom.

Hvis der gives afslag på din ansøgning, vil de indgivne oplysninger blive slettet automatisk seks måneder efter.

Er der en fælles interesse for at opbevare personoplysninger i længere tid, vil der blive udarbejdet en aftale herom. I overensstemmelse med denne aftale vil dine oplysninger blive gemt i vores jobbank.  

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har i den forbindelse ret til at: 

  • anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet (se databeskyttelsesforordningens artikel 15)
  • anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16)
  • anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17)
  • anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18)
  • gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21)

Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk.

Du har ret til at klage til os over behandlingen af dine personoplysninger, og hvis du ikke er enig i vores håndtering af sagen, kan du klage over os til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor).

  

Klage

Har du spørgsmål til eller ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan du skrive til RandersBolig

Er du ikke enig i vores håndtering af sagen, kan du klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, Tlf. 33193200, E-mail: dt@datatilsynet.dk.